Kartenzahlung anbieten: So machen Sie Ihr Business zukunftsfähig

Ein Kartenzahlterminal ist besonders für Betriebe mit direktem Endkundengeschäft sinnvoll, zum Beispiel Cafés, Bäckereien, Blumenläden, Taxiunternehmen, Einzelhandelsgeschäfte oder Kioske. Viele Kundinnen und Kunden erwarten, hier bargeldlos bezahlen zu können. Aber auch für Selbstständige, die ein Geschäftskonto führen, ist es eine interessante Option. So könnte der Handwerker oder die Hochzeitsfotografin Dienstleistungen direkt vor Ort abrechnen.

Warum sollten Sie Kartenzahlung anbieten?

Gerade für kleine Geschäfte und neu gegründete Unternehmen kann sich die Einführung von Kartenzahlung zunächst wie ein aufwendiges Projekt anfühlen, das sich nur bedingt rentiert. Dabei gibt es zahlreiche Vorteile:

• Erfüllung von Kundenwünschen: Immer mehr Kundinnen und Kunden erwarten die Möglichkeit, ohne Bargeld zu zahlen. Laut aktueller Zahlen werden in Deutschland bereits 40 Prozent aller Zahlungen per Karte getätigt. Wenn Sie diese Option nicht anbieten, riskieren Sie, dass Ihre Kundschaft zur Konkurrenz abwandert.
• Vorteile für den Geschäftsalltag: Die Einführung eines Kartenzahlterminals erleichtert das Tagesgeschäft, da aufwendige Tätigkeiten wie das Zählen von Bargeld oder die Beschaffung von Wechselgeld wegfallen. Kartenzahlungen lassen sich schnell und einfach abwickeln, oft in wenigen Sekunden. Das führt nicht nur zu einer effizienteren Kassensituation, sondern verkürzt auch die Wartezeiten für Ihre Kundinnen und Kunden.
• Zeitersparnis für Mitarbeitende: Bargeld muss nicht mehr zur Bank gebracht werden, was wertvolle Arbeitszeit spart. Gegebenenfalls reduziert sich auch Ihre Versicherungssumme für Bargeldbestände, da das Risiko für Diebstahl oder Einbruch sinkt.
• Zukunftsfähigkeit: Die Nutzung von Bargeld nimmt in Deutschland kontinuierlich ab, weshalb ein elektronisches Zahlungssystem Ihr Geschäft zukunftssicher macht. Moderne Kassensysteme lassen sich meist nahtlos mit Kartenterminals kombinieren und unterstützen Sie mit zusätzlichen Funktionen.
• Erleichterte Abrechnung: Kartenzahlungen bieten Ihnen eine übersichtliche Dokumentation aller Transaktionen. Weniger Bargeld in der Kasse vereinfacht die Abrechnung am Tagesende deutlich. Außerdem ist auch die Annahme von Trinkgeld mit EC-Karten unkompliziert möglich.

Welche Varianten eines Kartenzahlterminals gibt es?

Es gibt verschiedene Typen von Kartenlesegeräten, die auf unterschiedliche Anforderungen und Einsatzbereiche zugeschnitten sind. Die Wahl des passenden Geräts hängt davon ab, wie Sie es in Ihrem Arbeitsalltag nutzen möchten.

Klassische EC-Kartenlesegeräte – mobil oder stationär

EC-Kartenlesegeräte mögen im ersten Moment komplex wirken, überzeugen aber durch eine einfache Einrichtung und Bedienung. Sie sind komplett ausgestattet, sodass Sie keine zusätzlichen Apps oder Bondrucker benötigen. Die Integration in bestehende Kassensysteme ist problemlos möglich, der Bezahlvorgang simpel: Sie geben den Betrag ein, die Kundin oder der Kunde hält die Karte an das Gerät oder steckt sie ein und bestätigt die Zahlung gegebenenfalls durch PIN-Eingabe.

Moderne Geräte werden üblicherweise mit einer monatlichen Grundgebühr angeboten. Diese liegt je nach Modell zwischen etwa 17 und 24 Euro.

Arten von EC-Terminals

Es gibt zwei Haupttypen von EC-Kartenlesegeräten: mobile und stationäre. Mobile Geräte sind flexibel und arbeiten unabhängig von Strom- oder Netzwerkkabeln. In der Gastronomie können sie beispielsweise beim Kassieren einfach mit zum Tisch genommen werden. Stationäre EC-Terminals hingegen haben einen festen Standort und sind über Strom- und LAN-Kabel verbunden. Klassische Einsatzorte sind überall dort, wo es eine feste Kasse gibt, zum Beispiel im Einzelhandel.

Bevor Sie sich für ein EC-Kartenterminal entscheiden, sollten Sie sich einige Fragen stellen, um das passende Gerät für Ihre Bedürfnisse zu finden:

• Wird das Gerät mobil oder stationär benötigt?
• Ist die erforderliche technische Ausstattung, wie WLAN oder Tablet, bereits vorhanden?
• Wie viel Umsatz wird über das Gerät abgewickelt?

Beide Terminaltypen haben ihre Vorteile. Mobile Geräte sind ideal für den Einsatz in der Gastronomie, auf Messen oder im Außendienst, beispielsweise für Handwerkerinnen und Handwerker. Sie bieten leistungsstarke Akkus, die mehrere Tage durchhalten, und lassen sich einfach über eine Ladeschale aufladen.

Stationäre Geräte sind oft günstiger in der Anschaffung oder Miete und bieten eine schnellere Zahlungsabwicklung als mobile Geräte. Sie eignen sich besonders für feste Kassenplätze und zeichnen sich durch eine sehr einfache Handhabung sowie geringe variable Kosten pro Transaktion aus. Diese Geräte passen besonders zu Unternehmen mit höheren Umsätzen, denen Stabilität und Geschwindigkeit wichtig sind, zum Beispiel im Einzelhandel, Arztpraxen oder Hotels.

Ganz einfach kassieren per Smartphone und App

Wenn weder ein mobiles noch ein stationäres Kartenterminal für Sie infrage kommt, können Sie einfach zum eigenen Smartphone greifen. Das bietet einige Vorteile: Meist fallen bei der Zahlungsabwicklung via Smartphone keine monatlichen Grundgebühren an, was es besonders für kleine Betriebe attraktiv macht. Zudem ist die Handhabung komfortabel und unkompliziert, da keine zusätzliche Hardware benötigt wird.

Mit praktischen Zusatzfunktionen wie einer Trinkgeldfunktion oder einem Taschenrechner lassen sich Zahlvorgänge noch einfacher verarbeiten. Sie haben jederzeit die Übersicht über alle Transaktionen mit Storno- und Gutschriftmöglichkeit und können Transaktionsdetails durch Notizen und Fotos erweitern. Häufig verkaufte Produkte und Dienstleistungen lassen sich als Favoriten anlegen. Es werden zudem zahlreiche Bezahlsysteme wie Girocard, V Pay, Maestro, Kreditkarten von Visa und Mastercard sowie E-Wallets und Bluecode akzeptiert – das macht das Bezahlen besonders kundenfreundlich.

Auch die variablen Abwicklungsgebühren, die mit einem prozentualen Anteil des Umsatzes verbunden sind, können für kleine Betriebe von Vorteil sein: So zahlen Sie nur, was Sie tatsächlich umsetzen – ideal bei schwankenden Einnahmen. Ab 2.000 bis 3.000 Euro pro Monat können die Gebühren etwas höher ausfallen. Doch für kleine Unternehmen, die in der Regel eher moderate Erlöse haben, bleibt die Smartphone-Lösung kostengünstig und flexibel.

Die Steuerung geschieht App-basiert auf einem separaten Gerät (z. B. Smartphone, Tablet, Kasse). Das ist besonders praktisch für kleinere Betriebe wie Cafés oder Kioske, da sie einen schnellen und unkomplizierten Einstieg in die Kartenzahlung ermöglicht. Für größere Betriebe oder spezialisierte Unternehmen wie Arztpraxen, Friseursalons oder Hotels ist sie meist nur dann effizient, wenn sie ihren Aufwand minimieren möchten, ohne in zusätzliche Geräte investieren zu müssen.

Varianten im Vergleich

Welche Kosten kommen auf Sie zu?

Viele kleine Unternehmen, insbesondere in der Gastronomie, gehen davon aus, dass die Kosten für Kartenzahlungen zu hoch sind und sich die Einführung von Bezahlterminals daher nicht lohnt. Diese Annahme ist jedoch häufig ein Irrglaube.

Die einmaligen Kosten für ein Bezahlterminal setzen sich in der Regel zusammen aus einer Pauschale für die Ersteinrichtung und der Konfiguration des EC-Kartenlesegeräts.

Monatlich fallen die Miete, eine Grundgebühr (auch Servicepauschale genannt) sowie geringe Kosten für das zentrale Clearing an, das Ihnen wiederum Gebühren bei Ihrer Bank erspart. Je nach Anbieter und Terminal können Sie hier monatlich mit 17 bis 24 Euro rechnen.

Zusätzlich gibt es variable Kosten, die bei jedem Bezahlvorgang anfallen. Diese Transaktionskosten liegen in der Regel zwischen 7 und 9 Cent. Weitere Gebühren hängen von der Zahlungsart ab: Bei Zahlungen mit PIN-Verfahren werden üblicherweise 0,25 Prozent vom Betrag berechnet, bei Kreditkartenzahlungen (z. B. Visa und MasterCard) zwischen 1 und 2 Prozent.

Den höheren Kosten stehen jedoch auch klare Vorteile gegenüber. So reduziert sich der Arbeitsaufwand, da die Abrechnung einfacher wird und Sie weniger Zeit mit dem Bargeldhandling verbringen müssen. Die Einsparungen in Bezug auf Zeit und Aufwand können die variablen Kosten durchaus ausgleichen und die Nutzung eines Bezahlterminals lohnenswert machen.

Beispielrechnung klassisches Terminal: So günstig kann es sein

Ein Café in der Bonner Innenstadt hat an 22 Tagen im Monat geöffnet und erhält sechs Kartenzahlungen pro Tag. Der durchschnittliche Betrag liegt bei 30 Euro. Fünf Zahlungen erfolgen mit EC-Karten, eine mit Visa-Karte.

Fixkosten: 17–24 €
Variable Kosten:

• 132 Transaktionen x 0,09 € = 11,88 €
• 3.300 € EC-Zahlungen x 0,25 % = 8,25 €
• 660 € Visa-Zahlungen x 1,5 % = 9,90 €
• Variable Kosten insgesamt: 30,03 €

Monatliche Gesamtkosten: 47,03-54,03 €

Vergleichsrechnung: So viel zahlen Sie mit App

Fixkosten: –
Variable Kosten:

• 300 € EC-Zahlungen x 1 % Gebühr = 33,00 €
• 660 € Visa-Zahlungen x 2,5 % Gebühr = 16,50 €
• Zusätzliche Kosten pro Transaktion: –
• Variable Kosten insgesamt: 49,50 €

Monatliche Gesamtkosten: 49,50 €

Fazit: Kartenterminal einführen und Umsatz steigern

Ein EC-Kartenterminal ist ein Win-win für alle Beteiligten: Es macht das Bezahlen für Ihre Kundinnen und Kunden einfacher denn je. Das wirkt sich nicht nur positiv auf die Kundenzufriedenheit aus, sondern auch auf Ihren Umsatz. Gleichzeitig reduzieren Sie den Aufwand bei Abrechnungen und optimieren Ihre Geschäftsabläufe.

In einer Zeit, in der die Nachfrage nach bargeldlosen Zahlungsmethoden kontinuierlich wächst, lohnt es sich, rechtzeitig umzusteigen. Egal, ob Sie sich für ein stationäres oder mobiles Gerät entscheiden: Die Einführung von Kartenzahlungen sorgt dafür, dass Ihr Geschäft zukunftsfähig, effizient und wettbewerbsfähig bleibt.