Die Geschäftsreise – ein Ratgeber für Unternehmen

Persönliche Treffen punkten – das gilt auch unter Geschäftskontakten und beim Networking. 2022 haben deutsche Unternehmen rund 75,1 Millionen Geschäftsreisen unternommen. Auch wenn es im Gegensatz zum Vor-Corona-Niveau mit 195 Millionen Geschäftsreisen in 2019 ein starker Einbruch ist, zeigt die Statistik einen Aufwärtstrend.

Lesen Sie im Folgenden, wie eine Geschäftsreise überhaupt definiert wird, erhalten Sie Antworten auf grundlegende Fragen zum Thema und erfahren Sie, welchen Versicherungen auf Geschäftsreisen sinnvoll sind.

Was gilt als Geschäftsreise?

Können Geschäfte oder Teile davon nicht am regulären Arbeitsort oder vom Homeoffice aus erledigt werden, sind Reisen von weiteren Strecken im beruflichen Rahmen nötig. Häufig handelt es sich bei den Reisenden um Unternehmerinnen und Unternehmer, Managerinnen und Manager oder Angestellte aus der Privatwirtschaft.

Im Unterschied zur privatwirtschaftlichen Geschäftsreise heißt es im öffentlichen Dienst Dienstreise. Hier wird noch einmal zwischen Dienstreise und Dienstgang unterschieden: Die Dienstreise zeichnet sich durch eine größere Strecke aus, zum Beispiel eine Reise in ein anderes Bundesland oder international, und sie dauert meist über acht Stunden. Der Dienstgang beschreibt eine Reise über eine kurze Strecke, beispielsweise in die nächste Stadt, und dauert unter acht Stunden.

Wann kommt eine Geschäftsreise infrage? Beispiele:

• Montagen vor Ort
• Fortbildungen
• Geschäftsabschlüsse im Sales-Bereich, Kundentermine
• Messen, Ausstellungen
• Kongresse, Tagungen, Seminare
• Sonderfall: Incentive-Reisen (Betriebsausflüge und Motivationsreisen)

Geschäftliche Vorteile eines Business-Trips

Die Vorteile liegen auf der Hand: Persönliche Treffen schaffen Vertrauen und vertiefen die Geschäftsbeziehung. Deshalb sind Geschäftsreisen zum Networking unerlässlich – und fördern Geschäftsabschlüsse. Auch die Beziehung zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Auslands- oder anderen Niederlassungen wird gestärkt, wenn die Geschäftsleitung zu Besuch kommt. Und je nach Geschäftsmodell sind Business-Trips Voraussetzung, um die Arbeit zu erledigen – zum Beispiel, wenn etwas vor Ort montiert werden muss.

Grundlegende Fragen rund um das Thema Geschäftsreisen

Arbeitszeit: Welche Regeln gelten?

Als einfache Faustregel gilt: Die Arbeitszeit hängt vom Zweck der Reise ab. Doch auch wenn die oder der Geschäftsreisende abends im Hotel das geschäftliche E-Mail-Konto checken, ist das Arbeit. Entsprechend gibt es bei der Definition einige Regeln zu beachten:

• Der Beginn der Geschäftsreise wird mit der Abfahrt am Arbeits- oder Wohnort definiert.
• Das Ende der Geschäftsreise wird entsprechend mit der Rückkehr zum Arbeits- oder Wohnort definiert.
• Der früheste Startzeitpunkt ist auf 6 Uhr festgelegt.
• Die späteste Anreise und das späteste Ende müssen um 24 Uhr erfolgt sein.
• Auch auf Geschäftsreise müssen die gesetzlich vorgeschriebenen arbeitsfreien Tage in der Regel einhalten werden.
• Bei der Definition der Arbeitszeit ist Folgendes zu beachten:
  • Arbeitszeit wird vom Anfang bis Ende der Tätigkeit gerechnet; die Pausen sind ausgenommen.
  • Die Reisezeit gilt nur als Arbeitszeit, wenn die oder der Geschäftsreisende in besonderem Maß gefordert Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn sie oder er das Verkehrsmittel selbst steuern muss. Doch auch die Bahnfahrt kann zur Arbeitszeit werden, wenn Sie von Ihren Mitarbeitenden verlangen, sie zum Arbeiten zu nutzen.
  • Am Zielort angekommen, wird nur die konkrete berufliche Tätigkeit als Arbeitszeit gerechnet.
• Pro Tag darf die Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten. In besonderen Fällen sind zehn Stunden Arbeit am Tag erlaubt. Allerdings müssen darauf mindestens sechs Monate folgen, in denen die durchschnittliche Arbeitszeit von acht Stunden täglich nicht überschritten wird.
• Vor allem bei internationalen Geschäftsreisen müssen Sie die rechtlichen Vorgaben zur Arbeitszeit im jeweiligen Land berücksichtigen.

Kostenfrage: Wann muss das Unternehmen zahlen?

Eine genaue Kostenübernahme ist durch den individuellen Arbeitsvertrag beeinflusst. In der Regel ist es aber Aufgabe des Arbeitgebers, die Betriebskosten während einer Geschäftsreise zu übernehmen. Darunter fallen:

• Übernachtungskosten
• Verpflegungsmehraufwand: Dauert eine Geschäftsreise länger als acht Stunden, können Kosten für die Verpflegung angesetzt werden. In der Regel ist dies eine Pauschale/Stunden. Der oder die Reisende legt die Kosten zunächst aus.
• Fahrt- oder Flugkosten: In der Regel wird eine Kilometerpauschale abgerechnet.
• Parkgebühren
• Reiseversicherung
• sonstige Mehrausgaben (z. B. Mautgebühren)

Alle entstandenen Kosten müssen von Arbeitnehmerin bzw. Arbeitnehmer für den Arbeitgeber in einer Reisekostenabrechnung aufgelistet werden, damit diese im Anschluss an die Geschäftsreise erstattet werden können.

Versicherungen prüfen

Nicht nur, was die Kosten angeht, auch beim Versicherungsschutz sind Unternehmen in der Pflicht: Im Fall der Fälle ist auf Geschäftsreisen die eigene Krankenversicherung nicht zuständig. Als Unternehmerin oder Unternehmer haben Sie Ihren Mitarbeitenden gegenüber eine Fürsorgepflicht nach §§ 241 Abs. 2 und 618 BGB. Dies umfasst im Krankheitsfall unter anderem die Erstattung von Behandlungskosten, den Schutz des Eigentums und die Arbeitgeberhaftung, sollten Ihre Mitarbeitenden Schäden an Dritten verursachen.

Der Abschluss folgender Versicherungen durch den Arbeitgeber sind sinnvoll: Auslandskrankenversicherung, Verkehrsmittel-Unfallversicherung, Reisegepäck-Versicherung, Reisekomfort-Versicherung, Reiserücktrittsversicherung.

Fazit: Eine gut geplante Geschäftsreise bietet viele Vorteile

Geschäfts- und Dienstreisen stehen auch in Zeiten fortschreitender Digitalisierung berufsbedingt auf der Tagesordnung. Nicht zuletzt, weil sie gegenüber virtuellen Meetings durchaus Vorteile bieten. Ist im Vorfeld alles rund um Versicherungen und Zahlungsmöglichkeiten geklärt, können sich Geschäftsreisende voll auf das Business konzentrieren.