8 Tipps für ein nachhaltigeres Büro

Was bedeutet Nachhaltigkeit?

Nachhaltigkeit bedeutet, Ressourcen so zu nutzen, dass die Bedürfnisse der heutigen Generation erfüllt werden, ohne die Lebensgrundlagen zukünftiger Generationen zu gefährden. Ökologische, soziale und wirtschaftliche Aspekte stehen dabei in einem ausgewogenen Gleichgewicht.

Gerade in einer Zeit, in der Rohstoffe immer knapper werden, gewinnt nachhaltiges Handeln enorm an Bedeutung. Das gilt auch für den Büroalltag: Ressourcen wie Energie, Wasser oder Papier sparsam einzusetzen, ist ein wichtiger Schritt, um eine intakte Umwelt an kommende Generationen weiterzugeben.

Nachhaltigkeit wird für Unternehmen außerdem zunehmend zum Standard. So sind beispielsweise kleine und mittlere Unternehmen bald verpflichtet, einen Nachhaltigkeitsbericht vorzulegen.

Warum Umweltschutz am Arbeitsplatz wichtig ist

Umweltschutz am Arbeitsplatz bringt zahlreiche Vorteile mit sich – für Ihr Unternehmen selbst, Mitarbeitende und natürlich die Umwelt. Eine umweltbewusste Unternehmenskultur hilft nicht nur dabei, Ressourcen zu schonen und langfristig Kosten zu sparen, sondern stärkt auch das Image des Unternehmens. Besonders für die Generation Z, die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer von morgen, spielt Nachhaltigkeit eine große Rolle: Laut Umfragen recherchieren rund 75 Prozent die Umweltbilanz potenzieller Arbeitgeber.

Unternehmen, die sich aktiv für den Klimaschutz einsetzen, sind also klar im Vorteil – aber nicht nur bei der Suche nach Fachkräften. Umweltfreundliche Praktiken beeinflussen Kaufentscheidungen positiv, stärken die Kundenbindung und motivieren Mitarbeitende, verantwortungsvoll zu handeln. Sie fördern zudem Gesundheit und Produktivität im Team.

Immer mehr Städte bieten Unterstützung für lokale Unternehmen, die sich nachhaltiger aufstellen möchten oder eine Transformation anstreben. Ein Beispiel dafür ist der Nachhaltigkeits-Hub Region Bonn, der lokale Unternehmen miteinander vernetzt, um gemeinsam Herausforderungen zu meistern und Lösungen zu entwickeln.

Wie Ihr Unternehmen nachhaltiger im Büroalltag handeln kann

Kleine Anpassungen im Büroalltag können helfen, den ökologischen Fußabdruck Ihres Unternehmens zu verringern und gleichzeitig Kosten zu sparen. Von papierlosen Lösungen über umweltbewusste Mülltrennung bis hin zu nachhaltiger Mobilität – hier sind einige praktische Tipps, die sich einfach umsetzen lassen und einen großen Unterschied machen können.

1. Papier sparen oder papierloses Büro

Ihr Papierverbrauch kann durch die digitale Verwaltung von E-Mails und Dokumenten deutlich reduziert werden. Tools wie E-Mail-Archivierung oder digitale Signaturen machen das Drucken in der Regel überflüssig.

Auch Prozesse wie der Rechnungsversand, Vertragsabschlüsse und Dokumentenfreigaben lassen sich digital erledigen. Sichere Online-Lösungen machen diese Abläufe nicht nur umweltfreundlicher, sondern auch schneller und unkomplizierter.

Wenn Sie doch einmal etwas ausdrucken müssen, ist recyceltes Papier mit Umweltzertifikaten wie FSC oder dem Blauen Engel eine gute Wahl. Damit minimieren Sie die Umweltbelastung.

2. Mülltrennung

Auch bei der Mülltrennung lässt sich Nachhaltigkeit einfach umsetzen. Neben den üblichen Mülleimern für Restmüll können Sie zusätzliche Behälter für Biomüll und Plastik bereitstellen. So wird der Abfall schon am Entstehungsort richtig getrennt und die Ressourcenwiederverwertung gefördert.

Ein wichtiger Schritt ist auch die Vermeidung von Einwegprodukten. Bei Lebensmitteln wie Snacks oder Milch, die regelmäßig im Büro verzehrt werden, lohnt es sich, auf Produkte in nachhaltigen Verpackungen umzusteigen. Gibt es einen Obstkorb, können Sie darauf achten, dass das Obst nicht zusätzlich in Plastik verpackt ist.

3. Ressourcen sparsam nutzen

Ein gezielter Umgang mit Beleuchtung und Heizung trägt zur Ressourcenschonung bei. Dabei können zum Beispiel Bewegungsmelder helfen, die dafür sorgen, dass das Licht nur dann an ist, wenn es gebraucht wird. Auch beim Heizen gibt es Einsparpotenzial. Die ideale Temperatur für Büros liegt zwischen 20 und 22 Grad. Ihr Heizsystem sollte so eingestellt sein, dass diese Gradzahl während der Arbeitszeit konstant gehalten wird. Außerdem kann es sich lohnen, über einen Wechsel zu einem Ökostrom-Anbieter nachzudenken.

Auch die Büroeinrichtung nimmt Einfluss: Helle Möbel und Wände reflektieren das Licht besser, sodass Sie weniger künstliche Beleuchtung benötigen.

Ein Wasserspender, der Leitungswasser filtert und mit Kohlensäure versetzt, ist ebenfalls eine nachhaltige Option. So wird die Lieferung von Wasserflaschen überflüssig – und der damit verbundene CO₂-Ausstoß gesenkt.

Gibt es in Ihrem Unternehmen Werbemittel oder Give-aways? Dann können Sie versuchen, auf umweltfreundliche Produkte umzusteigen. Das spart nicht nur Ressourcen, sondern hinterlässt auch einen positiven Eindruck bei Mitarbeitenden und Kundschaft.

4. Umweltfreundliche Putzmittel

Sauberkeit im Büro muss nicht auf Kosten der Umwelt gehen. Nachhaltige Putzmittel enthalten keine giftigen Chemikalien, sondern basieren auf biologisch abbaubaren Inhaltsstoffen, die schnell und schonend in der Umwelt zersetzt werden können. Die Belastung im Abwasser verringert sich, weil es keine schädlichen Rückstände gibt.

5. Nachhaltige Büromöbel und intelligente Raumkonzepte

Ihr Büro bekommt eine Umgestaltung? Die alten Möbel müssen nicht unbedingt auf den Sperrmüll, sondern können gespendet werden, um woanders gute Dienste zu leisten. In Köln und Bonn übernimmt beispielsweise das Soziale Kaufhaus die Abholung und gibt Einrichtungsgegenstände an bedürftige Personen weiter.

Bei Neuanschaffungen lohnt es sich, auf Nachhaltigkeitssiegel wie FSC oder PEFC zu achten, die die umweltfreundliche Herkunft des Holzes garantieren. Für Büromöbel gibt es zudem die LEVEL-Zertifizierung der European Federation of Office Furniture, die Produkte auf Basis strenger ökologischer, sozialer und gesundheitlicher Kriterien bewertet.

Neben Möbeln spielt auch die intelligente Nutzung von Räumen eine große Rolle. Statt starr getrennten Bereichen wie Kantine, Arbeitsplatz oder Konferenzraum setzen immer mehr Büros auf flexible Konzepte. Ein Videomeeting-Raum lässt sich zum Beispiel durch anpassbare Möbel schnell zum Versammlungsraum oder zum temporären Arbeitsplatz für Tiefenarbeitsphasen umgestalten. Das kann das Personal entzerren, Ablenkungen minimieren und für eine angenehmere Arbeitsatmosphäre sorgen.

Die Mehrfachnutzung von Räumen spart nicht nur Ressourcen, sondern ermöglicht es, den Quadratmeterbedarf zu reduzieren – besonders in Kombination mit mobiler Arbeit. Langfristig trägt das zu einem geringeren Flächenverbrauch bei.

6. Die richtige Kaffeemaschine

In den meisten Büros wird Kaffee getrunken. Kaffeemaschinen können so ein wirkungsvoller Hebel sein, wenn es um Nachhaltigkeit geht. Besonders Kapselmaschinen produzieren viel unnötigen Müll, der sich leicht vermeiden lässt. Eine umweltfreundlichere Alternative sind Geräte mit Mahlwerk, zum Beispiel Vollautomaten oder Siebträger. Auch Pad-Maschinen verursachen weniger Abfall als ihre Kapsel-Pendants.

Beim Kauf einer Kaffeemaschine kann es sich zudem lohnen, auf die Materialien zu achten. Mahlwerke aus Metall sind langlebiger und verursachen keinen Abrieb von Mikroplastik, der vom Menschen aufgenommen werden oder beim Abwasch in die Umwelt gelangen kann. Mit Kaffeebohnen oder -pulver aus biologischem Anbau ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden einen nachhaltigen Kaffeegenuss.

7. Nachhaltige Mobilität

Das Pendeln mit dem Auto ins Büro ist oft nicht nur zeitaufwendig, sondern hat auch negative Auswirkungen auf die Umwelt. Doch es gibt zahlreiche nachhaltige Alternativen, die Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schmackhaft machen können.

Öffentliche Verkehrsmittel sind eine gute Möglichkeit, den Arbeitsweg umweltfreundlich zurückzulegen – und nebenbei Podcasts zu hören, zu lesen oder zu entspannen. In vielen Städten gibt es attraktive Jobtickets, zum Beispiel das Deutschlandticket Job in Köln. Damit können Sie Ihren Mitarbeitenden die Nutzung von Bus und Bahn zu vergünstigten Preisen ermöglichen. Ein echter Benefit!

Ist Ihre Belegschaft von der sportlichen Sorte? Dann ist Fahrradfahren eine weitere umweltfreundliche Option, um ins Büro zu kommen. Eine zusätzliche Motivation bietet die Förderung von Jobrädern: Ihre Mitarbeitenden leasen das Fahrrad über Sie als Arbeitgeber – und profitieren von steuerlichen Begünstigungen.

Wenn es nicht möglich ist, das Auto stehenzulassen, sind Fahrgemeinschaften ein guter Kompromiss. Sie können Ihre Mitarbeitenden ermutigen, die internen Kommunikationskanäle des Unternehmens (z. B. Intranet, Kollaborationstools) zu nutzen, um sich zu organisieren. Es gibt auch spezielle digitale Plattformen und Apps, um gezielt nach anderen für Fahrgemeinschaften zu suchen. Vielleicht lohnt es sich, über eine Anschaffung dieser Softwarelösungen nachzudenken.

Der nachhaltigste Arbeitsweg ist der, den man gar nicht antritt. Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden ein Home-Office-Angebot ermöglichen, tragen Sie erheblich zur Reduzierung von Emissionen bei.

Wenn Teile Ihrer Belegschaft E-Auto fahren, kann die Installation von Ladesäulen auf dem Firmengelände eine gute Investition sein. Mit unseren maßgeschneiderten unterstützen wir Sie bei Ihrem Vorhaben – für eine nachhaltige Transformation Ihres Unternehmens.

Und wie sieht es mit Ihrer eigenen Flotte aus? Wenn hier Verbrennungsmotoren dominieren, kann es sinnvoll sein, zumindest einige Fahrzeuge gegen E-Autos auszutauschen. Die Bundesregierung unterstützt Firmen dabei mit attraktiven Zuschüssen und steuerlichen Vorteilen. Dies umfasst unter anderem die Förderung durch das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) sowie eine vergünstigte Dienstwagenbesteuerung für E-Fahrzeuge. Zudem plant die Bundesregierung, eine Sonderabschreibung für Investitionen in elektrische Mobilität einzuführen. Unternehmen sollen so die Anschaffungskosten für E-Fahrzeuge über einen Zeitraum von sechs Jahren absetzen können, beginnend mit 40 Prozent der Anschaffungskosten. Diese Regelung gilt von Juli 2024 bis Dezember 2028 und soll für zusätzliche Liquidität sorgen.

8. Pflanzen und Grünflächen

Pflanzen und Grünflächen im Arbeitsumfeld sehen nicht nur schön aus, sondern bieten auch zahlreiche ökologische und gesundheitliche Vorteile. Sie verbessern die Luftqualität, indem sie Schadstoffe abbauen und gleichzeitig Sauerstoff produzieren. Eine Studie der University of Exeter zeigt zudem, dass Pflanzen die Konzentration und Produktivität von Mitarbeitenden steigern und das Raumklima verbessern können.

Den Anfang können Sie machen, indem Sie bienenfreundliche Blumen vor dem Büro aussäen – und so gleichzeitig einen Beitrag zum Erhalt der Biodiversität leisten. Inspiration bietet die Stadt Köln, die die Initiative StadtGrün naturnah ins Leben gerufen hat, bei der Bürgerinnen und Bürger in Grünprojekten aktiv werden. Ziel ist es, die Naturräume der Stadt vielfältiger zu gestalten und den ökologischen Fußabdruck zu reduzieren. Wer dabei auf heimische Pflanzen setzen möchte, sollte auf das Gütesiegel „Regiosaatgut“ achten. Die Stadt Bonn erklärt dazu: „Regiosaatgut oder regionales Saatgut stammt aus einem der 22 sogenannten Ursprungsgebiete in Deutschland.“ Es könne daher unkompliziert im selben Ursprungsgebiet eingesetzt werden, in dem es produziert wurde. Mit einer kleinen grünen Oase vor dem Büro schaffen Sie so den perfekten Ort für Pausen im Freien oder kreative Ideenfindung.

Wie Sie Mitarbeitende für Nachhaltigkeit begeistern können

Mehr Nachhaltigkeit im Büro zu praktizieren, stößt in Ihrem Team vielleicht nicht sofort auf Begeisterung. Dann können Sie versuchen, mit kreativen Ansätzen die Motivation zu steigern. Kleine Tests zum ökologischen Fußabdruck oder dazu, wie viele Menschen für die eigenen Konsumgüter arbeiten müssen, helfen auf spielerische Weise, das Bewusstsein für nachhaltiges Handeln zu schärfen.

Auch Aktionen wie Motto-Tage (z. B. papierloser Montag), gemeinsame Müllspaziergänge in der Mittagspause oder ein Wettbewerb für die umweltfreundlichste Anfahrt zur Arbeit bieten die Möglichkeit, Nachhaltigkeit ins Team zu bringen. Sie können mit Ihrem Unternehmen zudem an Initiativen wie Stadtradeln teilnehmen, bei dem Teams 21 Tage lang möglichst viele Kilometer mit dem Fahrrad zurücklegen – für mehr Klimaschutz und Lebensqualität.

In Köln gibt es zahlreiche lokale Programme, die nachhaltige Projekte unterstützen. Der Klimaschutz-Contest prämiert innovative Ideen; die Mobilitätswoche Köln stellt klimafreundliche Verkehrsalternativen in den Mittelpunkt. Zudem fördert das Zukunftsnetz Mobilität Aktionen wie Fahrradparkplätze oder Mitarbeitendenrabatte auf ÖPNV-Tickets.

Fazit: Nachhaltigkeit kann einfach sein

Nachhaltigkeit muss nicht kompliziert oder teuer sein – mit wenigen, gezielten Maßnahmen kann Ihr Unternehmen Verantwortung für die Zukunft übernehmen. Vom sparsamen Umgang mit Ressourcen wie Papier, Energie und Wasser über intelligente Raumkonzepte bis hin zur Förderung von nachhaltigem Pendeln gibt es zahlreiche Ansatzpunkte, um umweltbewusst zu handeln.

Während Sie und Ihr Team etwas Gutes für die Umwelt tun, senken Sie gleichzeitig die Betriebskosten und stärken Ihre Attraktivität als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber, da insbesondere jüngere Generationen viel Wert auf nachhaltige Unternehmenspraktiken legen. Klimaschutz und Wirtschaftlichkeit gehen hier Hand in Hand – und Sie leisten eine wertvolle Investition in eine lebenswerte Zukunft. Wir unterstützen Sie nicht nur bei der Finanzierung, sondern auch mit unserer Expertise, um Ihr Unternehmen schon heute startklar für morgen zu machen.