Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Unternehmen eine E-Rechnungspflicht. Was sich ab seit dem für Rechnungsstellerinnen und -empfänger geändert hat und wie Sie Ihre Buchhaltung jetzt noch umstellen können, zeigen wir Ihnen hier – übersichtlich und einfach erklärt.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen in DeutschlandE-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Im Umkehrschluss bedeutet das auch, dass E-Rechnungen seit dem nicht mehr abgelehnt werden dürfen. Das war bis letztes Jahr noch möglich, wenn die Rechnung nicht im gewünschten Format vorlag.
Selbständige und Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind und ihren Sitz in Deutschland haben, dürfen ihre Rechnungen zukünftig außerdem nur noch als E-Rechnung versenden.
Mit dieser Umstellung soll der Geschäftsverkehr digitaler, transparenter und auch effizienter gestaltet werden. Die E-Rechnung ist dabei auch ein Schritt, um Unternehmen von bürokratischen Hürden zu befreien. So ist es auch im Wachstumschancengesetz festgelegt, das Deutschland modernisieren, zukunftssicher und klimaneutraler machen soll.
Unternehmen und Selbständige (auch Freiberuflerinnen und Gewerbetreibende), die Rechnungen an andere Unternehmen stellen, also im B2B-Bereich tätig sind, sollen seit diesem Jahr nur noch E-Rechnungen erstellen – vorausgesetzt sie selbst und auch der Rechnungsempfänger sind in Deutschland ansässig.
Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind
Kleinunternehmerinnen und Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen schreiben. Sie müssen sie allerdings empfangen und archivieren können. Auch wenn andere Rechnungsformate für Kleinunternehmen weiterhin zulässig sind, kann es sich lohnen, schon jetzt auf ein strukturiertes Format (also eine E-Rechnung) umzustellen. Schließlich können Sie so Prozesse automatisieren, Fehler vermeiden und einfach mehr Zeit in der Buchhaltung sparen.
Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025. Allerdings gibt es Übergangsfristen. Denn für viele Unternehmen bedeutet diese neue Pflicht Umsetzungsaufwand.
Bis zum 31. Dezember 2026 sollten alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, dürfen aber weiterhin Papierrechnungen verwenden. PDF-Rechnungen (oder auch Rechnungen in anderen elektronischen Formaten) sind hingegen nur erlaubt, wenn der Rechnungsempfängerinnen und -empfänger sie akzeptiert.
Unternehmen, die einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich erwirtschaften, müssen also ab Anfang 2027 auf E-Rechnungen umstellen. Liegt der Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro, greift eine längere Übergangsfrist. Sie dürfen bis Ende 2027 noch andere Rechnungsformate ausstellen.
Ab dem 1. Januar 2028 greift die Pflicht dann für alle im B2B-Bereich tätigen Unternehmen in Deutschland. Sie müssen von da an E-Rechnungen verwenden und verarbeiten.
Auch wenn die Pflicht nicht alle Unternehmen betrifft und die Übergangsfrist ein wenig Puffer verschafft, lohnen sich E-Rechnungen im Grunde schon jetzt für alle.
E-Rechnungen müssen mit der neuen Pflicht ineinem strukturierten, elektronischen und maschinenlesbaren Format erstellt werden. So sollen sie künftig in einem EU-weiten Meldesystem erfasst werden können. Das ist in der europäischen Norm EN 16931 geregelt.
Um die Anforderungen zu erfüllen, werden XML-Dateienverwendet. Gängige und gültige Formate dafür sind:
Mit einer passenden E-Rechnungssoftware stellen Sie sicher, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen einhalten, sparen Zeit und gehen einfach auf Nummer sicher.
Das kann zum Beispiel lexoffice sein – eine Lösung, die sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen sowie selbstständig und freiberuflich arbeitende Personen richtet. Ihr Vorteil: Sie können lexoffice direkt mit Ihrem Sparkassen-Online-Banking verknüpfen und so den gesamten Buchhaltungsprozess vereinfachen. Belege können außerdem einfach per Smartphone in der App hochgeladen werden. Und mit übersichtlichen Grafiken über fällige Zahlungen, Einnahmen und Ausgaben, Ihre Umsatzsteuer und die generelle Geschäftsentwicklung behalten Sie jederzeit den Überblick.
Daneben gibt es inzwischen auch zahlreiche Tools, die PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln. Auch darauf können Sie zurückgreifen.
Mit lexoffice automatisieren Sie Ihre Prozesse, haben Ihre Zahlen fest im Blick und können E-Rechnungen einfach empfangen und versenden. Ganz ohne Vorkenntnisse.
Jede E-Rechnung sollte möglichst über sichere und standardisierte Kanäle versendet werden, um die Integrität und Authentizität der Rechnung zu gewährleisten. Der Versand kann einfach direkt aus einer entsprechenden Software erfolgen oder auch per E-Mail.
Was den Aufbau angeht, unterscheiden sich E-Rechnungen nicht von klassischen Papierrechnungen. Der einzige Unterschied ist das Format, durch das die Rechnungen automatisiert weiterverarbeitet werden können.
Jede E-Rechnung muss – genau wie jede Papierrechnung – folgende Angaben enthalten:
Ab diesem Jahr müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dabei gibt es keinen vorgeschriebenen Weg, ein E-Mail-Postfach ist deshalb bereits ausreichend.
Das Gesetz macht allerdings Vorgaben zur Aufbewahrung:
Mit der E-Rechnungspflicht müssen viele Unternehmen ihr Rechnungsprogramm umstellen, alte Prozesse überarbeiten und ihre IT-Infrastruktur anpassen. In den meisten Unternehmen läuft die Umstellung auf E-Rechnungen in vier Schritten ab:
Prüfen Sie, wie Rechnungen zurzeit erstellt und verarbeitet werden. Analysieren Sie auch Ihre IT-Infrastruktur und überdenken Sie aktuelle Prozesse.
Entscheiden Sie sich für eine Software, die das Erstellen, Versenden und Empfangen von E-Rechnungen einfach macht. Richten Sie zudem eine zentrale E-Mail-Adresse für den Empfang von E-Rechnungen ein. Entscheiden Sie sich für ein Rechnungsformat (XRechnung oder ZUGFeRD).
Nehmen Sie alle Mitarbeitenden, die Rechnungen erstellen oder bearbeiten, direkt an die Hand. Schulen Sie sie im Umgang mit E-Rechnungen.
Informieren Sie alle Rechnungsempfängerinnen und -empfänger über die Umstellung.
Während XRechnungen sowieso im XML-Format versendet werden, sehen ZUGFeRD-Rechnungen auf den ersten Blick wie eine PDF-Datei aus. Um zu prüfen, ob es sich um eine normale PDF oder ein maschinenlesbares PDF handelt, öffnen Sie die Datei in einem PDF-Reader. Bei den meisten Programmen können Sie in der linken Taskleiste einsehen, ob eine XML-Datei angehängt ist. Falls ja, handelt es sich um eine E-Rechnung.
Die E-Rechnungspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Unternehmen – auch Freiberuflerinnen und Kleinunternehmer – müssen ab sofort E-Rechnungen akzeptieren und empfangen können.
Inländische Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen versenden, müssen zudem spätestens ab Januar 2028 E-Rechnungen verwenden. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sogar schon ab 2027.
Auch wenn Sie dank der Übergangsfristen mehr Zeit haben, Ihre Prozesse umzustellen, kann es sich lohnen schon jetzt zu starten. Denn mit E-Rechnungen sparen Sie Zeit und Geld, Sie vermeiden Fehler, können Ihre Buchhaltung mehr und mehr automatisieren und sind auch für Ihre Steuererklärung bestens vorbereitet. Das Gute ist außerdem: Sie haben jetzt noch ausreichend Zeit für die Vorbereitung und können so sicherstellen, dass die Umstellung reibungslos funktioniert.
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