Die E-Rechnung ist seit 2025 Pflicht: Was sich ändert und wie Sie erfolgreich umsteigen

Das steckt hinter der E-Rechnungspflicht

Seit dem 1. Januar 2025 müssen grundsätzlich alle Unternehmen in DeutschlandE-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Im Umkehrschluss bedeutet das auch, dass E-Rechnungen ab sofort nicht mehr abgelehnt werden dürfen. Das war bis letztes Jahr noch möglich, wenn die Rechnung nicht im gewünschten Format vorlag.

Selbständige und Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind und ihren Sitz in Deutschland haben, dürfen ihre Rechnungen zukünftig außerdem nur noch als E-Rechnung versenden.

Mit dieser Umstellung soll der Geschäftsverkehr digitaler, transparenter und auch effizienter gestaltet werden. Die E-Rechnung ist dabei auch ein Schritt, um Unternehmen von bürokratischen Hürden zu befreien. So ist es auch im Wachstumschancengesetz festgelegt, das Deutschland modernisieren, zukunftssicher und klimaneutraler machen soll.

Wer muss ab sofort eine E-Rechnung erstellen?

Unternehmen und Selbständige (auch Freiberuflerinnen und Gewerbetreibende), die Rechnungen an andere Unternehmen stellen, also im B2B-Bereich tätig sind, sollen ab diesem Jahr nur noch E-Rechnungen erstellen – vorausgesetzt sie selbst und auch der  Rechnungsempfänger sind in Deutschland ansässig.

Gibt es Ausnahmen?

Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind

• Rechnungen an Endverbraucherinnen und -verbraucher (B2C)
• Rechnungen unter 250 Euro (brutto)
• Rechnungen für Leistungen, die von einem Kleinunternehmen erbracht werden
• Rechnungen für Leistungen an juristische Personen, die nicht unternehmerisch tätig sind (oft Vereine)
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten
• Übergangsregelungen – das sind Regelungen, die z. B. individuell zwischen einem Unternehmen und einem Lieferanten getroffen werden

Bis wann muss ich auf E-Rechnungen umstellen?

Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025. Allerdings gibt es Übergangsfristen. Denn für viele Unternehmen bedeutet diese neue Pflicht Umsetzungsaufwand.

Bis zum 31. Dezember 2026 sollten alle Unternehmen E-Rechnungen ausstellen, dürfen aber weiterhin Papierrechnungen verwenden. PDF-Rechnungen (oder auch Rechnungen in anderen elektronischen Formaten) sind hingegen nur erlaubt, wenn der Rechnungsempfängerinnen und -empfänger sie akzeptiert.

Unternehmen, die einen Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro im B2B-Bereich erwirtschaften, müssen also ab Anfang 2027 auf E-Rechnungen umstellen. Liegt der Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro, greift eine längere Übergangsfrist. Sie dürfen bis Ende 2027 noch andere Rechnungsformate ausstellen.

Ab dem 1. Januar 2028 greift die Pflicht dann für alle im B2B-Bereich tätigen Unternehmen in Deutschland. Sie müssen von da an E-Rechnungen verwenden und verarbeiten.

Vorteile der E-Rechnung – oder auch gute Gründe, schon jetzt umzustellen

Auch wenn die Pflicht nicht alle Unternehmen betrifft und die Übergangsfrist ein wenig Puffer verschafft, lohnen sich E-Rechnungen im Grunde schon jetzt für alle.

• Den Überblick behalten – auch fürs Finanzamt: Physische Rechnungen müssen für einen guten Überblick sauber abgelegt und einsortiert werden. Digitale Rechnungen lassen sich im Gegensatz dazu einfach im entsprechenden Tool wiederfinden. Dadurch behalten Sie einen besseren Überblick und können Zahlungen einfacher nachvollziehen. Auch für Ihre Steuererklärung und Erklärungen beim Finanzamt ist das ein großer Vorteil.
• Zeit sparen: E-Rechnungen lassen sich mit geeigneten Tools intuitiv und schnell erstellen. Das spart im Arbeitsalltag wertvolle Zeit für Ihr Kerngeschäft – oder auch Dinge, die Ihnen Spaß machen.
• Weniger Fehler machen, mehr Sicherheit haben: E-Rechnungen sind weniger fehleranfällig. Dank smarter Tools werden Daten automatisiert eingelesen oder fehlende Angaben schnell erkannt. Mit einer entsprechenden Tool-Lösung erfüllen Sie außerdem alle gesetzlichen Vorgaben und sind in Sachen Umsatzsteuergesetz, Aufbewahrungsfristen & Co. auf der sicheren Seite.
• Etwas für die Umwelt tun: Indem Sie auf einen Drucker, Papier und Transport für herkömmliche Rechnungen verzichten, sparen Sie jede Menge Ressourcen. Das ist für den ökologischen Fußabdruck eine gute Sache und hilft Ihnen, Ihr Unternehmen Schritt für Schritt nachhaltiger auszurichten. Solche Bestrebungen werden immer wichtiger – auch, weil sie zum Teil verpflichtend sind. Mit den ESG-Richtlinien müssen Unternehmen zum Beispiel ab 2026 einen Nachhaltigkeitsbericht über das jeweils vergangene Jahr ablegen. Jeder kleine Schritt, den Sie jetzt gehen, zahlt sich später aus.
• Papier- und Portokosten sparen: Weniger Papier ist nicht nur besser für die Umwelt. Es nimmt auch weniger Platz ein und vermeidet unnötige Kosten für Papier und Porto.

Wie müssen E-Rechnungen ab sofort erstellt und versendet werden?

E-Rechnung korrekt erstellen

E-Rechnungen müssen mit der neuen Pflicht ineinem strukturierten, elektronischen und maschinenlesbaren Format erstellt werden. So sollen sie künftig in einem EU-weiten Meldesystem erfasst werden können. Das ist in der europäischen Norm EN 16931 geregelt.

Um die Anforderungen zu erfüllen, werden XML-Dateienverwendet. Gängige und gültige Formate dafür sind:

• XRechnung: Dieses Format ist der national definierte Standard für E-Rechnungen in Deutschland, das auf der europäischen Norm EN 16931 basiert. Für Unternehmen, die mit Behörden oder staatliche Regierungsstellen interagieren, ist eine XRechnung verpflichtend.
• ZUGFeRD: Dieses Format wird auch als hybrides Rechnungsformat bezeichnet, weil es aus einem von Menschen lesbaren PDF und einem maschinenlesbaren Anhang im XML-Format besteht. Anders gesagt: Solche Rechnungen sehen wie gewöhnliche Rechnungen im PDF-Format aus und werden so auch verschickt. Sie können jedoch von Maschinen und Software-Anwendungen ausgelesen werden (anders als klassische PDFs).
• Rechnungen im PDF-Format sind keine E-Rechnungen. Sie entsprechen nicht mehr den neuen Anforderungen, weil sie eine rein bildhafte Darstellung sind und daher nicht zur elektronischen automatisierten Weiterverarbeitung geeignet sind.

Am besten mit einer passenden Softwarelösung

Mit einer passenden E-Rechnungssoftware stellen Sie sicher, dass Sie alle gesetzlichen Anforderungen einhalten, sparen Zeit und gehen einfach auf Nummer sicher.

Das kann zum Beispiel lexoffice sein – eine Lösung, die sich vor allem an kleine und mittlere Unternehmen sowie selbstständig und freiberuflich arbeitende Personen richtet. Ihr Vorteil: Sie können lexoffice direkt mit Ihrem Sparkassen-Online-Banking verknüpfen und so den gesamten Buchhaltungsprozess vereinfachen. Belege können außerdem einfach per Smartphone in der App hochgeladen werden. Und mit übersichtlichen Grafiken über fällige Zahlungen, Einnahmen und Ausgaben, Ihre Umsatzsteuer und die generelle Geschäftsentwicklung behalten Sie jederzeit den Überblick.

Daneben gibt es inzwischen auch zahlreiche Tools, die PDF-Rechnungen in E-Rechnungen umwandeln. Auch darauf können Sie zurückgreifen.

E-Rechnung sicher versenden

Jede E-Rechnung sollte möglichst über sichere und standardisierte Kanäle versendet werden, um die Integrität und Authentizität der Rechnung zu gewährleisten. Der Versand kann einfach direkt aus einer entsprechenden Software erfolgen oder auch per E-Mail.

Checkliste: So muss eine E-Rechnung aufgebaut sein

Was den Aufbau angeht, unterscheiden sich E-Rechnungen nicht von klassischen Papierrechnungen. Der einzige Unterschied ist das Format, durch das die Rechnungen automatisiert weiterverarbeitet werden können.

Jede E-Rechnung muss – genau wie jede Papierrechnung – folgende Angaben enthalten:  

• Name, physische Adresse und E-Mail-Adresse der Rechnungsstellerin oder des -stellers
• Name, physische Adresse und E-Mail-Adresse der Rechnungsempfängerin oder des -empfängers
• Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
• Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
• Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
• Rechnungsbetrag
• Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum
• Bankverbindung

Was muss ich beachten, wenn ich E-Rechnungen empfange?

Ab diesem Jahr müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dabei gibt es keinen vorgeschriebenen Weg, ein E-Mail-Postfach ist deshalb bereits ausreichend.

Das Gesetz macht allerdings Vorgaben zur Aufbewahrung:

• E-Rechnungen müssen in dem Format, wie sie das Unternehmen erreichen, aufbewahrt werden und jederzeit maschinell lesbar bleiben.
• Jede ein- und ausgehende Rechnung muss laut Handelsgesetzbuch acht Jahre aufbewahrt werden (bis Ende 2024 lag die Aufbewahrungsfrist noch bei zehn Jahren).
• Alle Rechnungen müssen revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet, sie werden archiviert, ohne dass sie verändert werden können. Dafür sind digitale Archivierungslösungen notwendig, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Während einmalig beschreibbare Datenträger (CD, DVD oder Blu-ray) zulässig sind, erfüllen USB-Sticks diese Anforderung nicht.
• Wirtschaftsprüferinnen und -prüfer müssen jederzeit auf die Dokumente zugreifen können.

Und wie erkenne ich, ob es sich um eine E-Rechnung handelt?

Während XRechnungen sowieso im XML-Format versendet werden, sehen ZUGFeRD-Rechnungen auf den ersten Blick wie eine PDF-Datei aus. Um zu prüfen, ob es sich um eine normale PDF oder ein maschinenlesbares PDF handelt, öffnen Sie die Datei in einem PDF-Reader. Bei den meisten Programmen können Sie in der linken Taskleiste einsehen, ob eine XML-Datei angehängt ist. Falls ja, handelt es sich um eine E-Rechnung.

Fazit: Die E-Rechnung ist für einige Unternehmen ab diesem Jahr Pflicht und für alle eine Chance

Die E-Rechnungspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025. Unternehmen – auch Freiberuflerinnen und Kleinunternehmer – müssen ab sofort E-Rechnungen akzeptieren und empfangen können.

Inländische Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen versenden, müssen zudem spätestens ab Januar 2028 E-Rechnungen verwenden. Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz sogar schon ab 2027.

Auch wenn Sie dank der Übergangsfristen mehr Zeit haben, Ihre Prozesse umzustellen, kann es sich lohnen schon jetzt zu starten. Denn mit E-Rechnungen sparen Sie Zeit und Geld, Sie vermeiden Fehler, können Ihre Buchhaltung mehr und mehr automatisieren und sind auch für Ihre Steuererklärung bestens vorbereitet. Das Gute ist außerdem: Sie haben jetzt noch ausreichend Zeit für die Vorbereitung und können so sicherstellen, dass die Umstellung reibungslos funktioniert.