Der Transformationsprozess für Ihr Unternehmen in 5 Schritten

Ihr Unternehmen, Ihre Transformation

Bei einer Transformation geht es um die aktive strategische Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. In welchem Bereich eine solche Weiterentwicklung nötig oder sinnvoll ist, hängt von Ihrem Unternehmen, dem aktuellen Status Quo und Ihren Zielen ab.

Für nahezu alle Unternehmen ist die digitale Transformation inzwischen notwendig, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben – und bei immer mehr Betrieben steht eine nachhaltige Transformation auf der Agenda. Daneben gibt es aber auch viele weitere Möglichkeiten.

Warum sich die Transformation Ihres Unternehmens lohnt

1.    Zukunftssicherung und Wettbewerbsfähigkeit

Die Erwartungen Ihrer Kundinnen und Kunden verändern sich laufend. Gleichzeitig eröffnen neue Technologien fast täglich neue Möglichkeiten. Nur wer sich diesen Veränderungen anpasst, kann das eigene Unternehmen für die Zukunft stark machen und wettbewerbsfähig bleiben. Wer nicht mitzieht, läuft Gefahr, dass andere Unternehmen schneller und damit auch erfolgreicher sind.

Vor allem der Aspekt der Nachhaltigkeit spielt jetzt und in Zukunft eine Rolle: Immer mehr Kundinnen und Kunden, Geschäftspartner und Investoren erwarten, dass sich Unternehmen nachhaltig ausrichten. Gleichzeitig gibt es auch per Gesetz immer strengere Vorgaben, was die Klimaneutralität von Unternehmen angeht.

Ein Beispiel: Ein regionaler Handwerksbetrieb will im Rahmen einer Nachhaltigkeitstransformation umweltfreundliche Verpackungen einführen – auch weil der Betrieb in der Vergangenheit gemerkt hat, dass die Kundinnen und Partner Wert darauf legen.

2.    Kostenersparnis durch Effizienzsteigerung

Mit einer Transformation können Unternehmen oft bares Geld sparen – weil sie ihren Energieverbrauch reduzieren, Ressourcen zielführender einsetzen oder Prozesse effizienter gestalten. All das spart Kosten.

Ein Beispiel: Angenommen, ein kleines, familiengeführtes Hotel möchte sich nachhaltig transformieren. Dazu installiert es unter anderem Solarpaneele auf dem Dach, modernisiert die Heizungsanlage und spart dadurch Energiekosten.

3.    Stärkung der Arbeitgebermarke

Immer mehr Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wollen für ein Unternehmen arbeiten, das einen Beitrag zum Umwelt- und Klimaschutz leistet. Wer das eigene Unternehmen nachhaltig transformiert, hat also gute Karten, die Mitarbeitenden zu halten und neue Fachkräfte für sich zu gewinnen. Vor allem die jüngere Generation stellt höhere Anforderungen an Unternehmen. Eine Transformation kann also auch dazu beitragen, ihre Arbeitgebermarke für die Zukunft zu stärken.

Ein Beispiel: Ein mittelständisches IT-Unternehmen gestaltet alle Büros klimafreundlich, bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, Jobräder zu leasen und installiert auf dem Bürogelände kostenlose E-Ladesäulen. All diese Maßnahmen entwickeln das Unternehmen in puncto Nachhaltigkeit weiter. Gleichzeitig sorgen sie dafür, dass aktuelle und potenzielle Mitarbeitende die Arbeitgebermarke positiv wahrnehmen.

4.    Wandel als Innovationstreiber

Eine Transformation zwingt Unternehmen dazu, bestehende Prozesse und Produkte zu hinterfragen, neu zu denken und andere Perspektiven einzunehmen. Aus diesem „Zwang“ entstehen oft innovative Lösungen, die dabei helfen können, das Geschäftsmodell weiterzuentwickeln und Potenziale zu erschließen.

Ein Beispiel: Ein kleines Ingenieurbüro hat erkannt, dass Bauprojekte effizienter geplant und umgesetzt werden müssen. Es integriert Künstliche Intelligenz (KI) in die Bauprojekte. Dadurch nimmt es eine Nische ein, erschließt neue Märkte (z. B. Smart Building Lösungen) und hebt sich von der Konkurrenz ab.

5.    Positive Wirkung auf Ihr Unternehmensimage

Indem Sie Ihre Transformationsprozesse nachhaltig ausrichten und transparent kommunizieren, zeigen Sie auch, dass Sie Verantwortung übernehmen – für Ihre Mitarbeiterinnen, Kunden oder auch die Umwelt. Denn eine Transformation verdeutlicht, dass Sie sich Gedanken um die Zukunft machen, dass Sie die Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeitenden sichern wollen und Ihnen der Schutz der Umwelt am Herzen liegt. Das stärkt nicht nur Ihr Unternehmensimage, sondern eröffnet auch die Chance, Vorreiter in Ihrer Branche zu werden.

Ein Beispiel: Im Rahmen einer Transformation digitalisiert ein Metzgereibetrieb auch den Bestellprozess. Kundinnen und Kunden können Fleisch- und Wurstwaren so einfach online bestellen und vor Ort kontaktlos abholen. Diese Veränderung entlastet das Personal, vereinfacht die Bestellung für die Kundschaft, stärkt so das Image und sorgt dafür, dass der Metzgereibetrieb im gesamten Umkreis zum Vorreiter in Sachen Online-Verkauf wird.

Schritt 1: Ziel festlegen, Ausgangslage analysieren

Bevor Sie mit dem eigentlichen Transformationsprozess loslegen, ist es sinnvoll, sich erst einmal einen Überblick zu verschaffen:

• Welche Transformation möchten Sie umsetzen?
• Welches Ziel verfolgen Sie mit der Transformation?
• Wo steht Ihr Unternehmen aktuell?
• Welche Schwachstellen gibt es?
• Welche Potenziale gibt es?
• Was sind mögliche Einwände oder Befürchtungen?
• Welche Trends und Anforderungen sind relevant?

Schneller ans Ziel mit einer SWOT-Analyse

Die „SWOT“-Analyse ist ein Instrument, das Ihnen in diesem Schritt hilft, Ihre Stärken und Schwächen aufzudecken und die Risiken und Chancen der Transformation zu erkennen. Der Begriff selbst steht genau dafür: S für Strengths (Stärken), W für Weaknesses (Schwächen), O für Opportunities (Chancen) und T für Threats (Risiken).

Mit einer SWOT-Analyse können Sie systematisch analysieren, wo Sie gerade stehen – und was Sie brauchen, um Ihr Transformationsziel zu erreichen. Mit ihr werfen Sie einen detaillierten und vor allem realistischen Blick auf Ihr Vorhaben.

Um diese Transformation (Prozessänderung) erfolgreich umzusetzen, den Status quo von allen Seiten zu beleuchten und das Ziel mit allen Chancen und Risiken zu analysieren, kann eine SWOT-Analyse helfen. Sie gibt außerdem Antworten auf wichtige Fragen, zum Beispiel welche internen Veränderungen nötig sind und welche Bauprojekte infrage kommen.

Schritt 1: Stärken analysieren

• Welche Abläufe und Prozesse laufen auf den Baustellen bereits gut?
• Welche Hilfsmittel unterstützen die gut laufenden Prozesse (Fahrzeuge, Personal, Werkzeuge, digitale Mittel)?
• In welchen Punkten ist der Malerbetrieb besser als andere Betriebe? 

Schritt 2: Schwächen analysieren

• Was fehlt an Hilfsmitteln, um auf Großbaustellen zu agieren?
• Was machen andere Betriebe besser, die bereits auf Großbaustellen agieren?

Schritt 3: Risiken analysieren

• Wie verändert sich das Geschäftsmodell zukünftig durch Großprojekte?
• Gibt es externe Faktoren (z. B. politische Entscheidungen oder wirtschaftliche Veränderungen), die eine Gefährdung darstellen könnten?
• Birgt die Veränderung Risiken für den Betrieb?

Chancen analysieren:

• Kann das Unternehmen neue Möglichkeiten wahrnehmen?
• Gibt es Trends, die sich erkennen lassen?
• Könnte sich die Erweiterung des Kundenstamms positiv auf das Unternehmen auswirken?

Da möchten Sie tiefer einsteigen? Noch mehr Informationen, Hintergrundwissen und Hilfestellungen zur SWOT-Analyse finden Sie im Organisationshandbuch des Ministeriums des Innern und für Heimat.

Schritt 2: Klare Ziele setzen

Um das übergeordnete Transformationsziel zu erreichen, braucht es (wahrscheinlich) einzelne „Unterziele“. Denn eine Transformation ist langfristig und tiefgehend – sie braucht also immer etwas Zeit und vor allem Planung.

Und auch hierfür gibt es ein Instrument: die SMART-Methode

Die SMART-Methode hilft dabei, Ziele eindeutig, messbar, realistisch und mehrwertbringend zu definieren. Mit ihr können Sie sich auf das Wesentliche fokussieren, die Transformation strukturiert planen, Aufgaben besser verteilen und alle Beteiligten motivieren. Die SMART-Methode stellt dazu klare Anforderungen an ein Ziel und dessen Formulierung:

• Spezifisch: Das Ziel soll eindeutig formuliert sein, damit allen klar ist, was genau erreicht werden soll. Je konkreter Sie sind, desto besser.
• Messbar: Das Ziel soll anhand konkreter Kennzahlen (KPIs) messbar sein, damit die Zielerreichung und der gesamte Erfolg bewertet werden kann. Das können zum Beispiel der Umsatz, die Mitarbeiterzufriedenheit, Prozessgeschwindigkeit oder andere messbare KPIs sein.
• Ausführbar: Das Ziel soll realistisch und erreichbar sein, unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen und Möglichkeiten des Unternehmens. Indem es erreichbar ist, ist es auch attraktiv und damit motivierend für alle Beteiligten.
• Relevant: Das Ziel soll für die übergeordneten Transformationsziele von Bedeutung sein und einen echten Mehrwert bringen. Es soll also grundsätzlich die strategische Ausrichtung des Unternehmens unterstützen.
• Terminiert: Der Zeitpunkt der Zielerreichung sollte festgelegt werden. Ein fester Zeitpunkt motiviert und gibt dem gesamten Prozess einen zeitlichen Rahmen.

Besonders kleine Betriebe und KMU, die gerade vor einer Transformation stehen, können von der SMART-Methode profitieren. Denn mithilfe dieser Methode können komplexe Prozesse in einzelne Ziele und Aufgaben unterteilt werden.

Um weitere Ziele festzulegen, könnten folgende Fragen helfen:

• Um wie viele Mitarbeitende soll das Unternehmen wachsen?
• Welche neuen Märkte möchten Sie erschließen? Wer kümmert sich um die Recherche? Und wie soll die Erschließung erfolgen?
• Welche neuen Kundinnen und Kunden möchten Sie erreichen? Wer kümmert sich um die Recherche? Und wie erreichen Sie die neue Kundschaft?
• Was soll sich wie in der Unternehmenskultur ändern?

Auch eine externe Beratung kann hilfreich sein

Eine Transformation ist kein Daily Doing. Für manche Betriebe kann es sich daher lohnen, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen – vor allem dann, wenn die zeitlichen und personellen Ressourcen fehlen.

Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz vergibt dafür sogar Innovationsgutscheine. Das sind Förderungen für externe Beratungen zur Vorbereitung und Durchführung von Produkt- und technischen Verfahrensinnovationen.

Schritt 3: Finanzierung klären

Kosten planen

Bei einer Transformation entstehen Kosten – manche davon sind offensichtlich, andere fallen vielleicht erst während des eigentlichen Prozesses auf. Bevor Sie mit der Umsetzung starten und sich eine Finanzierung sichern, verschaffen Sie sich daher am besten einen Überblick: Welche finanziellen Mittel benötigen Sie für den Transformationsprozess?

Mögliche Kostenpunkte sind:

• Investitionen in Technologie: wenn Sie neue Softwaresysteme oder Hardware einführen. Technologiekosten entstehen übrigens nicht nur bei digitalen Transformationen. Auch bei Prozessänderungen oder strategischen Transformationen kommt es oft zu technologischen Veränderungen, die Kosten verursachen.
• Beratungskosten: Wenn Sie externe Beraterinnen oder Experten beauftragen, sollten Sie diese Kosten am besten von Anfang an einplanen.
• Schulungskosten: Viele Transformationsprozesse erfordern Mitarbeiterschulungen – und die wiederum kosten Geld. Je nachdem, ob Sie Ihre Mitarbeitenden intern oder extern schulen, variiert die Höhe.
• Personalkosten: Für den Fall, dass Sie für den Transformationsprozess zusätzliche Mitarbeitende benötigen.
• Betriebs- und Implementierungskosten: Transformationen geschehen nicht von heute auf morgen. Für die Implementierung neuer Prozesse oder Tools und auch für mögliche Testläufe sollten Sie nicht nur Zeit, sondern auch finanzielle Mittel einplanen.

Finanzierung sichern

Es gibt verschiedene Wege, die Transformation zu finanzieren. Welche Finanzierungsmöglichkeit die passende ist, hängt unter anderem davon ab, wie gut Ihr Unternehmen finanziell aufgestellt ist und welchen Finanzierungsbedarf Sie haben.

Mit eigenen Mitteln

Haben Sie ausreichend Eigenkapital, können Sie den Transformationsprozess mit eigenen Mitteln finanzieren.

• Der Vorteil: Sie müssen keine Rückzahlungen leisten und sparen Zinsen.
• Der Nachteil: Sie verringern die Eigenkapitalquote Ihres Unternehmens und beeinflussen so Ihre finanzielle Flexibilität.

Leasing

Vor allem wenn es darum geht, Fuhrparks, Maschinen oder das IT-Equipment auf den neuesten Stand zu bringen, kann Leasing eine gute Sache sein.

Der Vorteil: Feste und damit planbare Monatsraten sorgen für mehr Überblick. Es werden außerdem (anders als bei Krediten) oft keine Sicherheiten gefordert. Und wer Leasing nutzt, schont die Liquidität und bleibt damit finanziell flexibler.

Crowdfunding

Weniger gängig – aber in manchen Fällen trotzdem sinnvoll – sind Crowdfundings. Dabei beteiligen sich Investorinnen und Investoren finanziell an der Transformation und erhalten im Gegenzug eine Rendite aus dem Unternehmen.

Bankkredite und Förderdarlehen

Größere Transformationen lassen sich am besten mit einem Kredit finanzieren. Achten Sie darauf, dass Ihr Finanzierungspartner langfristig plant, die Herausforderungen Ihrer Branche kennt und persönlich für Sie da ist. Genauso wichtig ist es, dass die Laufzeit, Kreditrate und -höhe frei nach Ihren Bedürfnissen wählbar ist. Zusätzliche Sondertilgungsoptionen geben mehr Flexibilität. Genau diese Flexibilität ist bei Transformationen wichtig. Denn auch wenn Sie im Vorfeld einen Finanzierungsplan aufstellen und Kostenpunkte definieren, können im Verlauf der Transformation unvorhergesehene Ereignisse eintreten (z. B. Marktveränderungen oder weitere nötige Technologien), die zusätzliche Kosten verursachen.

Neben klassischen Bankkrediten gibt es auch spezielle Förderdarlehen. In Deutschland stellt das Kreditinstitut für Wiederaufbau (KfW) Förderprogramme für Transformationen oder Investitionen in Digitalisierung zur Verfügung. So lassen sich Vorhaben zum Teil günstig umsetzen.

Sie möchten vorerst mehr erfahren? Hier finden Sie eine Übersicht aller Finanzierungsmöglichkeiten.

Schritt 4: Maßnahmen planen und umsetzen

Sobald die Ziele klar sind und die Finanzierung geklärt ist, können Sie mit der eigentlichen Transformation loslegen. Ein Fahrplan hilft dabei, den Prozess in Etappen zu unterteilen. So behalten Sie den gesamten Transformationsprozess genau im Blick und können ihn besser steuern. Wir zeigen Ihnen, worauf es dabei ankommt.

In Phasen planen

Um die Transformation grob zu planen, greifen viele Unternehmen auf das Phasenmodell zurück. Dieses Modell unterteilt die Transformation in drei Etappen – oder auch Phasen. Jede dieser Phasen hat spezifische Ziele und gibt damit spezifische Aufgaben vor:

1. Einführungsphase: In der ersten Phase kommunizieren Sie die Notwendigkeit des Wandels im Unternehmen, definieren Ziele und bilden ein Team, das sich um die Transformation kümmert.
2. Umsetzungsphase: In der zweiten Phase werden konkrete Maßnahmen ergriffen – zum Beispiel die technische Implementierung, Schulungen oder Änderungen von Arbeitsprozessen.
3. Evaluationsphase: In der letzten Phase bewerten Sie die Ergebnisse und implementieren die Veränderungen nachhaltig. 

Etappen testen und erst dann weiter planen

Bei komplexen Transformationsprozessen – zum Beispiel bei digitalen Transformationen – ist es oft sinnvoll, die Etappen iterativ zu planen. Das heißt: Sie testen die Etappe, sammeln Feedback und planen erst auf dieser Basis weiter. So können Sie sicherstellen, dass die Veränderungen auch wirklich etwas bringen.

Zeitplan mit Pufferzeiten erstellen

Ein Zeitplan hilft, das Große ganze im Blick zu behalten und gibt allen Beteiligten Orientierung. Planen Sie am besten Pufferzeiten ein, um Fehler zu beheben, Krankheitsphasen auszugleichen oder unerwartete Herausforderungen zu meistern.

Kompetenzen, Teams und Ressourcen definieren

Um die Maßnahmen Schritt für Schritt umzusetzen, sollten Sie im Vorfeld Ihre internen Kompetenzen und Ressourcen analysieren – auch um auf dieser Basis zu entscheiden, ob Sieexterne Beraterinnen und Berater beauftragen. Planen Sie zum Beispiel eine digitale Transformation, sollten IT-Fachleute zur Verfügung stehen. Haben Sie keine eigene IT im Unternehmen, lohnt es sich, externe Fachpersonen zu beauftragen.

„Transformationsleitung“ definieren

Irgendwer muss den Hut aufhaben. Überlassen Sie die Leitung der Transformation entweder der Geschäftsführung oder übergeben Sie die Leitung einem ausgewiesenen Team.

Gibt es aktuell niemanden im Unternehmen, der die Transformation leiten kann, denken Sie darüber nach, eine verantwortliche Person auszubilden. Die IHK bietet zum Beispiel Kurse zu Digital Transformation Managern an.

Zusätzliche unterstützen zudem alle Beteiligten auf der Transformationsreise.

Schritt 5: Erfolg messen und kommunizieren

Veränderung messen

Eine Transformation ist nur erfolgreich, wenn sie eine kontinuierliche Verbesserung erzielt. Gemessen werden kann dieser Erfolg durch vorab definierte Kennzahlen (z. B. CO2-Reduktion oder leistungsbezogene Kennzahlen) oder zielgerichtete Umfragen. Sinnvoll sind zum Beispiel:

1. Themenbefragungen, also Befragungen, die zu bestimmten Themen tiefere Einblicke geben.
2. Pulsumfragen, die wiederkehrende Fragen beinhalten und mehrmals stattfinden. So lassen sich Veränderungen schnell identifizieren.
3. Stimmungsbarometer, die Probleme kurzfristig ansprechen und in kurzen Abständen (z. B. wöchentlich) durchgeführt werden

Je nach Zielsetzung ist es sinnvoll, die Umfragen im Team aber auch mit Ihren Kundinnen und Kunden zu teilen.

Fortschritte kommunizieren

Teilen Sie Ihre Fortschritte mit Kundinnen, Partnern und Mitarbeitenden. Je nach Transformation und Zielsetzung eignen sich verschiedene Wege, zum Beispiel Ihr Intranet, Ihre Homepage oder Ihre Social Media Kanäle. Auch Mitarbeiterversammlungen oder Mailings können sinnvolle Wege sein, um alle auf dem Laufenden zu halten und über den Erfolg oder Misserfolg zu informieren.

Gespräche suchen, Feedback sammeln

Neben den laufenden Updates ist es auch wichtig, allen Beteiligten Raum für Feedback zu geben. Schaffen Sie Foren zur Diskussion und führen Sie regelmäßige Feedbackrunden durch, damit Sie wissen, was gut und was schlecht läuft. Schenken Sie Ihrem Team während der Transformation Vertrauen und agieren Sie auf Augenhöhe – damit die Transformation nachhaltig etwas verändert.

PDCA-Prozesse einführen – und laufend zu lernen

PDCA steht für Plan-Do-Check-Act, also Planen-Durchführen-Überprüfen-Verbessern. Mit diesem Vier-Phasen-Prozess stellen Sie sicher, dass Sie stetig dazulernen und immer besser werden. Denn die Phasen wiederholen sich – und das bedeutet: Sie können laufend an Themen arbeiten.

Eine kurze Übersicht der einzelnen Phasen:

Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit für alle verdeutlichen

Machen Sie Ihren Mitarbeitenden klar, was bleibt: Was sollen die Veränderungen bezwecken? Und warum ist es jetzt wichtig, die Transformation anzugehen? Eine Veränderung kann Angst machen, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden nicht auf die Reise mitnehmen. Andersrum sind Menschen eher bereit, sich von Bekanntem zu lösen, wenn Sie genau wissen, warum es sich lohnt.

Tiefgehende Veränderung kommunizieren

Eine Transformation ist langfristig und tiefgehend. Das sollten Sie auch Ihren Mitarbeitenden verdeutlichen. Um das Ganze zu veranschaulichen, kann das helfen: Es zeigt, dass es bei einer Transformation nicht um oberflächliche Veränderungen geht, sondern um die Veränderung von tieferen Ebenen. Sie betrifft also die Werte, Überzeugungen, die Kultur und das Verhalten.

Für Ihren Transformationsprozess heißt das: Die Veränderungen betreffen nicht nur die äußere Schicht (z. B. Erneuerung der Technologien), sondern auch die Einstellungen oder den Umgang damit (z. B. Denkweise und Anwendung über/von KI-Lösungen). Nur wenn die gesamte „Zwiebel“ im Transformationsprozess berücksichtigt wird, kann die Transformation nachhaltig gelingen.

Fazit: Ein intensiver Weg mit nachhaltigem Erfolg

Transformationsprozesse brauchen Zeit – Zeit für die Planung, Umsetzung und die anschließende Erfolgskontrolle. Wichtig ist also, dass Sie den gesamten Prozess nicht als Sprint, sondern eher als Marathon ansehen. Wer bereits eine Vision vor Augen hat, kann den ersten Schritt direkt gehen und klare Ziele definieren.

Und wer noch nicht genau weiß, wohin die Reise gehen soll, kann sich einfach professionell von unseren Beraterinnen und Beratern unterstützen lassen. Sie geben Impulse für Veränderung, zeigen mögliche Wege auf und unterstützen Sie auch in Finanzierungsfragen.