Hinter einer Transformation stecken tiefgehende Veränderungen – und die müssen sorgfältig geplant werden. Wie Sie den Transformationsprozess in Ihrem Unternehmen angehen können, worauf es dabei ankommt und wo Sie am besten anfangen, das zeigen wir Ihnen hier.
Bei einer Transformation geht es um die aktive strategische Weiterentwicklung Ihres Unternehmens. In welchem Bereich eine solche Weiterentwicklung nötig oder sinnvoll ist, hängt von Ihrem Unternehmen, dem aktuellen Status Quo und Ihren Zielen ab.
Für nahezu alle Unternehmen ist die digitale Transformation inzwischen notwendig, um auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben – und bei immer mehr Betrieben steht eine nachhaltige Transformation auf der Agenda. Daneben gibt es aber auch viele weitere Möglichkeiten.
Das Ziel: Abläufe und Prozesse digitalisieren. Dazu braucht es fast immer neue Technologien und eine angepasste digitale Infrastruktur.
Das Ziel: Das Unternehmen nachhaltig ausrichten. Der Aspekt der Nachhaltigkeit kann sich auf ökologische, soziale und wirtschaftliche Werte beziehen. Zur Bewertung werden oft die ESG-Kriterien herangezogen.
Das Ziel: Hierarchien, Aufgabenverteilung, Führungsstil oder administrative Aufgaben verändern – oft aufgrund von Unternehmensfusionen, personellen Änderungen oder weil das Unternehmen Kosten einsparen muss.
Das Ziel: Die Arbeitskultur (z. B. die Art und Weise der Kommunikation) weiterentwickeln, um die Kompetenzen und Leistungen der Mitarbeitenden zu steigern.
Das Ziel: Die Art und Weise, wie Mitarbeitende ihre Aufgaben ausführen, verbessern. Das kann bestehende Arbeitsabläufe oder auch die Einführung von neuen Mitarbeitenden betreffen.
Das Ziel: Auf Veränderungen, Herausforderungen und Chancen am Markt reagieren. Solche strategischen Transformationen können den Führungsstil, aber auch Aspekte der Unternehmenskultur betreffen und wirken sich oft auf alle Unternehmensbereiche aus.
67 Prozent erkennen die Chance, die eigene Organisation weiterzuentwickeln, aber nur gut ein Drittel ist bereit dazu. Das ist Ihre Chance, es besser zu machen.
Hin und wieder werden die Begriffe „Change Management“ und „Transformation“ in einen Topf geworfen. Und ja, sie gehen beide in eine ähnliche Richtung, weil sie das Unternehmen verändern. Trotzdem gibt es einen Unterschied:
Change Management bezieht sich auf gezielte Veränderungen innerhalb einer Organisation und ist eher kurzfristig ausgelegt. Es geht beim Change Management also eher um spezifische Anpassungen, zum Beispiel neue Prozesse oder Technologien.
Eine Transformation ist tiefgreifender und langfristiger. Sie beinhaltet umfassende Veränderungen in der gesamten Organisation (Strategie, Kultur, Struktur)
Die Erwartungen Ihrer Kundinnen und Kunden verändern sich laufend. Gleichzeitig eröffnen neue Technologien fast täglich neue Möglichkeiten. Nur wer sich diesen Veränderungen anpasst, kann das eigene Unternehmen für die Zukunft stark machen und wettbewerbsfähig bleiben. Wer nicht mitzieht, läuft Gefahr, dass andere Unternehmen schneller und damit auch erfolgreicher sind.
Vor allem der Aspekt der Nachhaltigkeit spielt jetzt und in Zukunft eine Rolle: Immer mehr Kundinnen und Kunden, Geschäftspartner und Investoren erwarten, dass sich Unternehmen nachhaltig ausrichten. Gleichzeitig gibt es auch per Gesetz immer strengere Vorgaben, was die Klimaneutralität von Unternehmen angeht.
Ein Beispiel: Ein regionaler Handwerksbetrieb will im Rahmen einer Nachhaltigkeitstransformation umweltfreundliche Verpackungen einführen – auch weil der Betrieb in der Vergangenheit gemerkt hat, dass die Kundinnen und Partner Wert darauf legen.
Mit einer Transformation können Unternehmen oft bares Geld sparen – weil sie ihren Energieverbrauch reduzieren, Ressourcen zielführender einsetzen oder Prozesse effizienter gestalten. All das spart Kosten.
Ein Beispiel: Angenommen, ein kleines, familiengeführtes Hotel möchte sich nachhaltig transformieren. Dazu installiert es unter anderem Solarpaneele auf dem Dach, modernisiert die Heizungsanlage und spart dadurch Energiekosten.
Immer mehr Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wollen für ein Unternehmen arbeiten, das einen Beitrag zum Umwelt- und Klimaschutz leistet. Wer das eigene Unternehmen nachhaltig transformiert, hat also gute Karten, die Mitarbeitenden zu halten und neue Fachkräfte für sich zu gewinnen. Vor allem die jüngere Generation stellt höhere Anforderungen an Unternehmen. Eine Transformation kann also auch dazu beitragen, ihre Arbeitgebermarke für die Zukunft zu stärken.
Ein Beispiel: Ein mittelständisches IT-Unternehmen gestaltet alle Büros klimafreundlich, bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, Jobräder zu leasen und installiert auf dem Bürogelände kostenlose E-Ladesäulen. All diese Maßnahmen entwickeln das Unternehmen in puncto Nachhaltigkeit weiter. Gleichzeitig sorgen sie dafür, dass aktuelle und potenzielle Mitarbeitende die Arbeitgebermarke positiv wahrnehmen.
Eine Transformation zwingt Unternehmen dazu, bestehende Prozesse und Produkte zu hinterfragen, neu zu denken und andere Perspektiven einzunehmen. Aus diesem „Zwang“ entstehen oft innovative Lösungen, die dabei helfen können, das Geschäftsmodell weiterzuentwickeln und Potenziale zu erschließen.
Ein Beispiel: Ein kleines Ingenieurbüro hat erkannt, dass Bauprojekte effizienter geplant und umgesetzt werden müssen. Es integriert Künstliche Intelligenz (KI) in die Bauprojekte. Dadurch nimmt es eine Nische ein, erschließt neue Märkte (z. B. Smart Building Lösungen) und hebt sich von der Konkurrenz ab.
Indem Sie Ihre Transformationsprozesse nachhaltig ausrichten und transparent kommunizieren, zeigen Sie auch, dass Sie Verantwortung übernehmen – für Ihre Mitarbeiterinnen, Kunden oder auch die Umwelt. Denn eine Transformation verdeutlicht, dass Sie sich Gedanken um die Zukunft machen, dass Sie die Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeitenden sichern wollen und Ihnen der Schutz der Umwelt am Herzen liegt. Das stärkt nicht nur Ihr Unternehmensimage, sondern eröffnet auch die Chance, Vorreiter in Ihrer Branche zu werden.
Ein Beispiel: Im Rahmen einer Transformation digitalisiert ein Metzgereibetrieb auch den Bestellprozess. Kundinnen und Kunden können Fleisch- und Wurstwaren so einfach online bestellen und vor Ort kontaktlos abholen. Diese Veränderung entlastet das Personal, vereinfacht die Bestellung für die Kundschaft, stärkt so das Image und sorgt dafür, dass der Metzgereibetrieb im gesamten Umkreis zum Vorreiter in Sachen Online-Verkauf wird.
Bevor Sie mit dem eigentlichen Transformationsprozess loslegen, ist es sinnvoll, sich erst einmal einen Überblick zu verschaffen:
Die „SWOT“-Analyse ist ein Instrument, das Ihnen in diesem Schritt hilft, Ihre Stärken und Schwächen aufzudecken und die Risiken und Chancen der Transformation zu erkennen. Der Begriff selbst steht genau dafür: S für Strengths (Stärken), W für Weaknesses (Schwächen), O für Opportunities (Chancen) und T für Threats (Risiken).
Mit einer SWOT-Analyse können Sie systematisch analysieren, wo Sie gerade stehen – und was Sie brauchen, um Ihr Transformationsziel zu erreichen. Mit ihr werfen Sie einen detaillierten und vor allem realistischen Blick auf Ihr Vorhaben.
Ein Beispiel, um die Theorie mit etwas Praxis zu füllen
Angenommen, ein Malerbetrieb erkennt, dass die Firma für Großbaustellen Mitarbeitende braucht, die das Team vor Ort leiten, koordinieren und dafür sorgen, dass alles nach Plan und Vorschrift läuft.
Um diese Transformation (Prozessänderung) erfolgreich umzusetzen, den Status quo von allen Seiten zu beleuchten und das Ziel mit allen Chancen und Risiken zu analysieren, kann eine SWOT-Analyse helfen. Sie gibt außerdem Antworten auf wichtige Fragen, zum Beispiel welche internen Veränderungen nötig sind und welche Bauprojekte infrage kommen.
Da möchten Sie tiefer einsteigen? Noch mehr Informationen, Hintergrundwissen und Hilfestellungen zur SWOT-Analyse finden Sie im Organisationshandbuch des Ministeriums des Innern und für Heimat.
Um das übergeordnete Transformationsziel zu erreichen, braucht es (wahrscheinlich) einzelne „Unterziele“. Denn eine Transformation ist langfristig und tiefgehend – sie braucht also immer etwas Zeit und vor allem Planung.
Die SMART-Methode hilft dabei, Ziele eindeutig, messbar, realistisch und mehrwertbringend zu definieren. Mit ihr können Sie sich auf das Wesentliche fokussieren, die Transformation strukturiert planen, Aufgaben besser verteilen und alle Beteiligten motivieren. Die SMART-Methode stellt dazu klare Anforderungen an ein Ziel und dessen Formulierung:
Besonders kleine Betriebe und KMU, die gerade vor einer Transformation stehen, können von der SMART-Methode profitieren. Denn mithilfe dieser Methode können komplexe Prozesse in einzelne Ziele und Aufgaben unterteilt werden.
Bleiben wir bei unserem Beispiel, so könnte ein mögliches Ziel laut:
Durch die Ausweitung des Geschäfts auf Großbaustellen soll der Umsatz des Betriebs in den kommenden fünf Jahren um 30 Prozent gesteigert werden.
Um weitere Ziele festzulegen, könnten folgende Fragen helfen:
Eine Transformation ist kein Daily Doing. Für manche Betriebe kann es sich daher lohnen, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen – vor allem dann, wenn die zeitlichen und personellen Ressourcen fehlen.
Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz vergibt dafür sogar Innovationsgutscheine. Das sind Förderungen für externe Beratungen zur Vorbereitung und Durchführung von Produkt- und technischen Verfahrensinnovationen.
Bei einer Transformation entstehen Kosten – manche davon sind offensichtlich, andere fallen vielleicht erst während des eigentlichen Prozesses auf. Bevor Sie mit der Umsetzung starten und sich eine Finanzierung sichern, verschaffen Sie sich daher am besten einen Überblick: Welche finanziellen Mittel benötigen Sie für den Transformationsprozess?
Mögliche Kostenpunkte sind:
Es gibt verschiedene Wege, die Transformation zu finanzieren. Welche Finanzierungsmöglichkeit die passende ist, hängt unter anderem davon ab, wie gut Ihr Unternehmen finanziell aufgestellt ist und welchen Finanzierungsbedarf Sie haben.
Haben Sie ausreichend Eigenkapital, können Sie den Transformationsprozess mit eigenen Mitteln finanzieren.
Vor allem wenn es darum geht, Fuhrparks, Maschinen oder das IT-Equipment auf den neuesten Stand zu bringen, kann Leasing eine gute Sache sein.
Der Vorteil: Feste und damit planbare Monatsraten sorgen für mehr Überblick. Es werden außerdem (anders als bei Krediten) oft keine Sicherheiten gefordert. Und wer Leasing nutzt, schont die Liquidität und bleibt damit finanziell flexibler.
Weniger gängig – aber in manchen Fällen trotzdem sinnvoll – sind Crowdfundings. Dabei beteiligen sich Investorinnen und Investoren finanziell an der Transformation und erhalten im Gegenzug eine Rendite aus dem Unternehmen.
Größere Transformationen lassen sich am besten mit einem Kredit finanzieren. Achten Sie darauf, dass Ihr Finanzierungspartner langfristig plant, die Herausforderungen Ihrer Branche kennt und persönlich für Sie da ist. Genauso wichtig ist es, dass die Laufzeit, Kreditrate und -höhe frei nach Ihren Bedürfnissen wählbar ist. Zusätzliche Sondertilgungsoptionen geben mehr Flexibilität. Genau diese Flexibilität ist bei Transformationen wichtig. Denn auch wenn Sie im Vorfeld einen Finanzierungsplan aufstellen und Kostenpunkte definieren, können im Verlauf der Transformation unvorhergesehene Ereignisse eintreten (z. B. Marktveränderungen oder weitere nötige Technologien), die zusätzliche Kosten verursachen.
Neben klassischen Bankkrediten gibt es auch spezielle Förderdarlehen. In Deutschland stellt das Kreditinstitut für Wiederaufbau (KfW) Förderprogramme für Transformationen oder Investitionen in Digitalisierung zur Verfügung. So lassen sich Vorhaben zum Teil günstig umsetzen.
Sie möchten vorerst mehr erfahren? Hier finden Sie eine Übersicht aller Finanzierungsmöglichkeiten.
Eine Transformation braucht Ideen – und auch die richtige Finanzierung. Unser S-Transformationskredit ist auf kleine und mittlere Unternehmen ausgerichtet, die eine nachhaltige Finanzierung suchen. Und ein Weg, Ihre Idee umzusetzen.
Sobald die Ziele klar sind und die Finanzierung geklärt ist, können Sie mit der eigentlichen Transformation loslegen. Ein Fahrplan hilft dabei, den Prozess in Etappen zu unterteilen. So behalten Sie den gesamten Transformationsprozess genau im Blick und können ihn besser steuern. Wir zeigen Ihnen, worauf es dabei ankommt.
Um die Transformation grob zu planen, greifen viele Unternehmen auf das Phasenmodell zurück. Dieses Modell unterteilt die Transformation in drei Etappen – oder auch Phasen. Jede dieser Phasen hat spezifische Ziele und gibt damit spezifische Aufgaben vor:
Bei komplexen Transformationsprozessen – zum Beispiel bei digitalen Transformationen – ist es oft sinnvoll, die Etappen iterativ zu planen. Das heißt: Sie testen die Etappe, sammeln Feedback und planen erst auf dieser Basis weiter. So können Sie sicherstellen, dass die Veränderungen auch wirklich etwas bringen.
Ein Zeitplan hilft, das Große ganze im Blick zu behalten und gibt allen Beteiligten Orientierung. Planen Sie am besten Pufferzeiten ein, um Fehler zu beheben, Krankheitsphasen auszugleichen oder unerwartete Herausforderungen zu meistern.
Um die Maßnahmen Schritt für Schritt umzusetzen, sollten Sie im Vorfeld Ihre internen Kompetenzen und Ressourcen analysieren – auch um auf dieser Basis zu entscheiden, ob Sieexterne Beraterinnen und Berater beauftragen. Planen Sie zum Beispiel eine digitale Transformation, sollten IT-Fachleute zur Verfügung stehen. Haben Sie keine eigene IT im Unternehmen, lohnt es sich, externe Fachpersonen zu beauftragen.
Irgendwer muss den Hut aufhaben. Überlassen Sie die Leitung der Transformation entweder der Geschäftsführung oder übergeben Sie die Leitung einem ausgewiesenen Team.
Gibt es aktuell niemanden im Unternehmen, der die Transformation leiten kann, denken Sie darüber nach, eine verantwortliche Person auszubilden. Die IHK bietet zum Beispiel Kurse zu Digital Transformation Managern an.
Zusätzliche unterstützen zudem alle Beteiligten auf der Transformationsreise.
Bleiben wir bei unserem Beispiel-Malerbetrieb, der zukünftig auf Großbaustellen agieren möchte
Um die Maßnahmen im Detail festzulegen, könnten Sie organisieren. In diesen Workshops könnten Sie gemeinsam ein Konzept entwickeln und festlegen, wie die neuen Teamstrukturen auf der Großbaustelle aussehen könnten und welche aktuellen Utensilien ausgetauscht werden müssen.
Eine Transformation ist nur erfolgreich, wenn sie eine kontinuierliche Verbesserung erzielt. Gemessen werden kann dieser Erfolg durch vorab definierte Kennzahlen (z. B. CO2-Reduktion oder leistungsbezogene Kennzahlen) oder zielgerichtete Umfragen. Sinnvoll sind zum Beispiel:
Je nach Zielsetzung ist es sinnvoll, die Umfragen im Team aber auch mit Ihren Kundinnen und Kunden zu teilen.
Teilen Sie Ihre Fortschritte mit Kundinnen, Partnern und Mitarbeitenden. Je nach Transformation und Zielsetzung eignen sich verschiedene Wege, zum Beispiel Ihr Intranet, Ihre Homepage oder Ihre Social Media Kanäle. Auch Mitarbeiterversammlungen oder Mailings können sinnvolle Wege sein, um alle auf dem Laufenden zu halten und über den Erfolg oder Misserfolg zu informieren.
Neben den laufenden Updates ist es auch wichtig, allen Beteiligten Raum für Feedback zu geben. Schaffen Sie Foren zur Diskussion und führen Sie regelmäßige Feedbackrunden durch, damit Sie wissen, was gut und was schlecht läuft. Schenken Sie Ihrem Team während der Transformation Vertrauen und agieren Sie auf Augenhöhe – damit die Transformation nachhaltig etwas verändert.
PDCA steht für Plan-Do-Check-Act, also Planen-Durchführen-Überprüfen-Verbessern. Mit diesem Vier-Phasen-Prozess stellen Sie sicher, dass Sie stetig dazulernen und immer besser werden. Denn die Phasen wiederholen sich – und das bedeutet: Sie können laufend an Themen arbeiten.
Eine kurze Übersicht der einzelnen Phasen:
Machen Sie Ihren Mitarbeitenden klar, was bleibt: Was sollen die Veränderungen bezwecken? Und warum ist es jetzt wichtig, die Transformation anzugehen? Eine Veränderung kann Angst machen, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden nicht auf die Reise mitnehmen. Andersrum sind Menschen eher bereit, sich von Bekanntem zu lösen, wenn Sie genau wissen, warum es sich lohnt.
Eine Transformation ist langfristig und tiefgehend. Das sollten Sie auch Ihren Mitarbeitenden verdeutlichen. Um das Ganze zu veranschaulichen, kann das helfen: Es zeigt, dass es bei einer Transformation nicht um oberflächliche Veränderungen geht, sondern um die Veränderung von tieferen Ebenen. Sie betrifft also die Werte, Überzeugungen, die Kultur und das Verhalten.
Für Ihren Transformationsprozess heißt das: Die Veränderungen betreffen nicht nur die äußere Schicht (z. B. Erneuerung der Technologien), sondern auch die Einstellungen oder den Umgang damit (z. B. Denkweise und Anwendung über/von KI-Lösungen). Nur wenn die gesamte „Zwiebel“ im Transformationsprozess berücksichtigt wird, kann die Transformation nachhaltig gelingen.
Wir unterstützen Sie auf dem Weg. Denn manchmal braucht es nur einen Impuls oder eine klare Antwort für den nächsten Schritt. Haben Sie Mut zur Änderung – mit der richtigen Unterstützung.
Termin vereinbaren.
Transformationsprozesse brauchen Zeit – Zeit für die Planung, Umsetzung und die anschließende Erfolgskontrolle. Wichtig ist also, dass Sie den gesamten Prozess nicht als Sprint, sondern eher als Marathon ansehen. Wer bereits eine Vision vor Augen hat, kann den ersten Schritt direkt gehen und klare Ziele definieren.
Und wer noch nicht genau weiß, wohin die Reise gehen soll, kann sich einfach professionell von unseren Beraterinnen und Beratern unterstützen lassen. Sie geben Impulse für Veränderung, zeigen mögliche Wege auf und unterstützen Sie auch in Finanzierungsfragen.
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